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Beglaubigungen, Bescheinigungen und Beurkundungen

Diverse Stempel an einer Halterung

Beglaubigung, © Photothek.de

29.07.2020 - Artikel

Bei der Botschaft ist es möglich, Unterschriften und Fotokopien gegen eine Gebühr beglaubigen zu lassen.

Wichtige Hinweise der Deutschen Rentenversicherung (DRV) zu den Auswirkungen der Covid19-Pandemie auf die Ausstellung von Lebensbescheinigungen und Rentenzahlungen im Ausland

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Hinweise unter Mitwirkung der DRV erstellt wurden und nur für deren Rentenzahlungen verbindlich sind. Bei Lebensbescheinigungen und Rentenzahlungen anderer Versorgungsträger (z.B. Versorgungswerke oder private Rentenversicherer) gibt es möglicherweise andere Regelungen, die im Einzelfall abzuklären und zu beachten wären.

1. Vereinfachtes Verfahren für Lebensbescheinigungen der DRV im Jahr 2020

Aufgrund der weltweiten Situation, in der Menschen aufgefordert sind, zu Hause zu bleiben und viele Behörden und Ämter ihren Kundenverkehr eingestellt oder stark eingeschränkt haben, möchte die DRV darauf hinweisen, dass es bei Lebensbescheinigungen für das Jahr 2020 für alle Rentenberechtigten im Ausland ein vereinfachtes Verfahren geben wird. Eine Bestätigung der Lebensbescheinigung durch eine Behörde / amtliche Stelle im jeweiligen Wohnsitzland wird nicht erforderlich sein. Die Rentenempfänger füllen die Lebensbescheinigungen selbst aus und senden diese direkt (ohne Bestätigung einer amtlichen Stelle) an die an die Deutsche Post AG, Niederlassung Renten Service, 04078 Leipzig zurück. Die Deutsche Post AG, Niederlassung Renten Service wird die Rentenberechtigten unmittelbar im Anschreiben zur Lebensbescheinigung über dieses vereinfachte Verfahren informieren. Zudem wurden auf der Internetseite der Deutschen Post AG unter folgendem Link entsprechende Hinweise zum vereinfachten Verfahren in 25 Sprachen zur Verfügung gestellt, falls das Anschreiben mit der Lebensbescheinigung den Rentenberechtigten nicht erreicht haben sollte: https://www.deutschepost.de/de/r/rentenservice.html#lebensbescheinigung2020

https://www.deutschepost.de/de/r/rentenservice/downloadcenter/lebensbescheinigung/hinweis-lebensbescheinigung-2020.html

https://www.deutschepost.de/de/r/rentenservice/downloadcenter/lebensbescheinigung/hinweis-lebensbescheinigung-2020-nor.html

Allgemeines

Die Botschaft kann Unterschriften und die Übereinstimmung von Fotokopien mit dem Original beglaubigen, sofern das entsprechende Dokument für den Gebrauch in Deutschland bestimmt ist. Die Beglaubigungstätigkeit der Botschaft ist grundsätzlich gebührenpflichtig. Es ist in jedem Fall eine Terminvereinbarung notwendig.

 Info

Rechtsgrundlage: AKostV (siehe Nrn. 121 bis 126 des Gebührenverzeichnisses (=Anlage 1 der AKostV). Die Gebühren sind per Kreditkarte (Mastercard oder Visa) in Euro zahlbar.

Beglaubigung von Unterschriften

Die Beglaubigung einer Unterschrift erfolgt durch Vollziehung oder durch Anerkennung der Unterschrift vor dem Konsularbeamten. Eine Namenszeichnung (z.B. bei einer Anmeldung zum Handelsregister) kann nur beglaubigt werden, wenn die Unterschrift vor dem Konsularbeamten vollzogen wird. Sowohl bei der Vollziehung als auch bei der Anerkennung muss derjenige, dessen Unterschrift beglaubigt werden soll, persönlich unter Vorlage seines gültigen Reisepasses oder seines gültigen Personalausweises in der Botschaft vorsprechen.

Typische Rechtsgeschäfte, bei denen die Beglaubigung von Unterschriften von Bedeutung ist, sind u.a.

  • Vollmachtserteilungen unter Vorlage einer Vollmachtserklärung, die von einem deutschen Rechtsanwalt oder von einem deutschen Notar entworfen wurde. (Achtung: Unwiderrufliche Vollmachten sind i.d.R. zu beurkunden)
  • Genehmigungserklärungen und Vollmachtsbestätigungen zu einem in Deutschland beurkundeten Rechtsgeschäft (z.B. zu einem Grundstückskaufvertrag).
  • Erbausschlagungen 
  • Anmeldungen zum Handelsregister, für die Abwicklung von Aktiengesellschaften und für die Anmeldung von Vorstandsmitgliedern einer AG .

Ausführliche Informationen zu Beglaubigungen für die Abgabe einer Namenserklärung, für die Anerkennung einer im Ausland erfolgen Ehescheidung oder z.B. für die Beantragung eines Führungszeugnisses aus Deutschland, finden Sie unter dem entsprechenden Link auf unserer Webseite.

Wenn Sie unsicher sind, ob eine Unterschriftsbeglaubigung ausreicht oder eine Beurkundung erforderlich ist, wenden Sie sich bitte vorher mit einem Scan des entsprechenden Dokumentes an die Botschaft. Dies gilt insbesondere für Vollmachten, Anmeldungen zum Handelsregister und andere Rechtsgeschäfte im kommerziellen Bereich.

Beglaubigung von Fotokopien

Um Fotokopien beglaubigen zu können, müssen der Botschaft neben den Kopien auch die Originale der Dokumente vorgelegt werden. Die Beglaubigung kann auch auf dem Postweg erfolgen. Die Gebühren sind auf Anforderung durch die Botschaft vorab zu überweisen, ein ausreichend frankierter Rückumschlag muss beigefügt sein.

Info

Die Honorarkonsuln sind ebenfalls zur Beglaubigung von Fotokopien und Unterschriften befugt. Bei Unterschriftsbeglaubigungen ist unter Umständen eine Abstimmung mit der Botschaft erforderlich.

Sie können Ihre Unterschrift oder Fotokopien zur Vorlage bei deutschen Behörden auch beim norwegischen Notarius Publicus (lokales Tingrett) beglaubigen lassen. Bitte klären Sie jedoch vorab mit der deutschen Behörde, in der das Dokument verwendet werden soll, ob dies dort akzeptiert wird und ob zusätzlich eine Apostille als Echtheitsbestätigung der norwegischen Behörden notwendig ist. Adressen finden Sie unter www.domstol.no

Lebensbescheinigungen in Rentenangelegenheiten

Deutsche Rentenversicherungsträger verlangen für Rentenbezieher mit Wohnsitz im Ausland in der Regel jährlich die Vorlage einer Lebensbescheinigung. Einen Vordruck der Bescheinigung versenden die Rentenversicherungsträger üblicher Weise gemeinsam mit der Rentenanpassungsmitteilung.

Die Bescheinigung kann von jeder siegelführenden norwegischen Stelle wie z.B.  Stadt- oder Gemeindeverwaltungen, Polizei, Notare) vorgenommen werden, daneben aber auch von der Botschaft oder den Honorarkonsuln.

Zur Ausstellung der Bescheinigung ist stets die persönliche Vorsprache des Rentenbeziehers/der Rentenbezieherin unter Vorlage seines/ihres gültigen Reisepasses oder Personalausweises erforderlich.

Lebensbescheinigungen für eine deutsche gesetzliche Rente, für eine Entschädigungszahlung sowie für eine gesetzliche Rente aus einem Mitgliedstaat der EU oder EWR sind gebührenfrei. Lebensbescheinigungen für eine betriebliche oder private Rente bzw. Zusatzrente sind gebührenpflichtig (25,- EUR).

Keine Identitätsprüfung durch die Botschaft  in Verbindung mit Bankgeschäften

Auf Grund von Vorgaben des Geldwäschegesetzes ist die Botschaft nicht befugt, Identitätsprüfungen bei Kontoeröffnungen, Kreditvergaben, Kreditkartenanträgen, Kontovollmachten und in vergleichbaren Fällen vorzunehmen. Eine anderslautende Vereinbarung zwischen deutschen Banken/Kreditinstituten und dem Auswärtigen Amt und seinen Auslandsvertretungen existiert nicht. Auch eine Beglaubigung von Unterschriften durch die Botschaft ist in diesen Fällen nicht möglich.  -  Bitte wenden Sie sich hinsichtlich des weiteren Vorgehens an die Bank, die Ihnen die Unterlagen zugesandt hat. 

Im Ausland gibt es für die Identitätsprüfung grundsätzlich folgende Möglichkeiten:

  • Wenn vorhanden: Auslandsniederlassungen der jeweiligen Bank; einige Banken bieten zudem die Möglichkeit der Videoidentifizierung an.
  • In Mitgliedstaaten der EU können Rechtsanwälte, Notare und andere Banken die Identifizierung vornehmen.
  • Auslandshandelskammern, soweit eine vertragliche Vereinbarung mit den Banken besteht.

Eine Sonderregelung besteht in Verfahren der Eröffnung eines Sperrkontos im Rahmen eines Visumantrags zum Zwecke der Ausbildung oder zum Zwecke der Arbeitsplatzsuche sowie in Verfahren des Abschlusses von Studentendarlehen der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). In diesen Fällen darf die Botschaft Beglaubigungen vornehmen. Die Beglaubigungsvermerke der Botschaft dürfen allerdings auch in diesen Ausnahmefällen nicht auf dem Bankformular erfolgen. Ob die Bank die botschaftseigenen Beglaubigungsvermerke oder Bescheinigungen als ausreichend akzeptiert, kann von der Botschaft nicht beurteilt werden.

Info

Rechtsgrundlage: § 17 Abs. 5 GwG

Beurkundung von Rechtsgeschäften

Beurkundungen von Verträgen und sonstigen Rechtsgeschäften, die in Deutschland ausgeführt werden, können aus rechtlichen Gründen nicht immer auch von norwegischen Notaren durchgeführt werden. Bitte klären Sie gegebenenfalls vorab mit der deutschen Stelle, welche die Beurkundung des Rechtsgeschäfts wünscht, ob eine Beurkundung durch einen norwegischen Notar in Ihrem Fall möglich ist und ob zusätzlich eine Apostille als Echtheitsbestätigung der norwegischen Behörden benötigt wird.

Außerhalb Deutschlands können unter Umständen hierzu besonders ermächtigte Mitarbeiter der Botschaft solche Rechtshandlungen für den deutschen Rechtsbereich vornehmen. Die in der Botschaft aufgenommenen Urkunden sind denen eines deutschen Notars gleichgestellt. Dennoch sind die Mitarbeiter der Botschaft im Regelfall keine Notare. Die Gebühren der Botschaft für die Beurkundung von Verträgen und sonstigen Rechtsgeschäften richten sich nach der Auslandskostenverordnung und entsprechen in etwa denen deutscher Notare.

Grundsätzlich führen die Mitarbeiter der Botschaft Beurkundungen nur dann durch, wenn das zugrundeliegende Rechtsgeschäft eine Beurkundungspflicht für den deutschen Rechtsverkehr vorsieht. Im Gegensatz zu einem Notar in Deutschland, der seine Urkundstätigkeit nicht ohne ausreichenden Grund verweigern darf, sind die Mitarbeiter der Botschaft nicht zur Durchführung einer Beurkundung verpflichtet. Zudem ist nicht jeder Mitarbeiter der Botschaft zur Vornahme von Beurkundungen besonders ermächtigt. Beurkundungen können in der Botschaft daher nur nach vorheriger Prüfung des Vorgangs und Vereinbarung eines Termins durchgeführt werden.

Ausführliche Informationen zu Beurkundungen in Erbschaftsangelegenheiten und für Vaterschaftsanerkennungen finden Sie unter dem jeweiligen Link auf unserer Webseite. Für die Beurkundung anderer Rechtsgeschäfte teilen Sie der Botschaft bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und detaillierte Auskünfte zur Art des Rechtsgeschäfts mit. Nur so kann festgestellt werden, ob die von Ihnen gewünschte Beurkundung in der Botschaft durchgeführt werden kann. Die Botschaft wird Sie nach Prüfung des Vorgangs kontaktieren.

Die Honorarkonsuln sind nicht zur Beurkundung von Rechtsgeschäften ermächtigt.

 

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