Hier informieren wir Sie über die notwendigen Schritte zur Durchführung einer Namensbestimmung bzw. -änderung für den deutschen Rechtsbereich bzw. Nachbeurkundung einer in Norwegen erfolgten Geburt oder Eheschließung in deutschen Personenstandsregistern.

Die Antragsformulare für die Nachbeurkundung einer Geburt oder Eheschließung sehen die Möglichkeit vor, bei Bedarf eine Namenserklärung abzugeben. Wenn Sie also einen Antrag auf Nachbeurkundung stellen, müssen Sie kein zusätzliches Formular für die Namenserklärung ausfüllen.

Schritt 1: Antrags-/Erklärungsformular ausfüllen

Bitte füllen Sie das Antrags-/Erklärungsformular möglichst am Computer oder mit gut leserlicher Handschrift aus. Bitte unterschreiben Sie es noch nicht (auch nicht digital). Wenn Sie unsicher sind, wo Sie bei der Namenserklärung die Kreuze setzen sollen, dann lassen Sie dies bitte offen, teilen uns aber (siehe Schritt 3) mit, welchen Namen Sie sich vorstellen. Wir werden Sie beraten, ob und wie Sie die Namensführung erreichen können.

Schritt 2: Benötigte Unterlagen zusammenstellen

Welche Unterlagen muss ich vorab an die Botschaft schicken und später im Original vorlegen?

• Antrags-/Erklärungsformular (siehe Schritt 1)
• Geburtsurkunden aller Beteiligten
  • bei Geburt in Deutschland: deutsche Geburtsurkunde
  • oder bei Geburt in Norwegen: „Birth Certificate“ (mehrsprachige Geburtsurkunde, erhältlich bei Skatteetaten)
  • oder bei Geburt außerhalb Deutschlands oder Norwegens: Geburtsurkunde des Geburtslandes

Ob für die Geburtsurkunde Besonderheiten zu beachten sind, lesen Sie bitte auf der Webseite der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung nach. Evtl. ist eine Apostille oder Legalisation als Echtheitsnachweis der Urkunde erforderlich.

• Heiratsurkunde der Ehegatten bzw. Eltern,
  
  • bei Heirat in Deutschland: deutsche Heiratsurkunde
  • oder bei Heirat in Norwegen: „Marriage Certificate“ (mehrsprachige Heiratsurkunde, erhältlich bei Skatteetaten)
  • oder bei Heirat außerhalb Deutschlands oder Norwegens: Heiratsurkunde aus dem Land der Eheschließung

Ob für die Heiratsurkunde Besonderheiten zu beachten sind, lesen Sie bitte auf der Webseite der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung nach. Evtl. ist eine Apostille oder Legalisation als Echtheitsnachweis der Urkunde erforderlich.

• ggf. Nachweis einer wirksamen Vaterschaftsanerkennung; bei in Norwegen erfolgter Vaterschaftsanerkennung: Rett kopi bekreftes der schriftlichen oder elektronischen Vaterschaftsanerkennungserklärung von Skatt Nord in Hammerfest. Der einfache Ausdruck nach Durchführung der elektronischen Vaterschaftsanerkennung ist nicht ausreichend.
• ggf. separate Zustimmungserklärung der Mutter zur Vaterschaftsanerkennung
• ggf. Nachweise zu allen früheren Ehen/eingetragenen Lebenspartnerschaften und deren Auflösung

Hinweis: Im Falle einer Ehescheidung außerhalb Deutschlands kann das Standesamt im Zuge der Bearbeitung die Anerkennung der ausländischen Scheidung in Deutschland verlangen. Mehr Informationen zur Anerkennung einer Scheidung finden Sie hier.

• gültige Reisepässe/Personalausweise aller Beteiligten
• aktueller Auszug aus dem norwegischen Bevölkerungsregister („Utskrift av opplysninger registrert i det sentrale Folkeregisteret“) mit Angaben zur Staatsangehörigkeit.
• Abmeldebescheinigung aus Deutschland oder eine aktuelle Meldebescheinigung vom deutschen Wohnsitz der Beteiligten, die schon einmal in Deutschland gemeldet waren

Bei dieser Aufstellung handelt es sich um Dokumente, die im Regelfall vorgelegt werden müssen. Es ist denkbar, dass abhängig vom Einzelfall ggf. weitere Dokumente benötigt werden. Auch das für die abschließende Bearbeitung in Deutschland zuständige Standesamt kann nach Prüfung der Unterlagen noch weitere Dokumente anfordern.

Schritt 3: Vorprüfung der Unterlagen beantragen und Termin zur Vorsprache erhalten

Wichtig: Bitte buchen Sie zunächst keinen Termin für die persönliche Vorsprache. Stattdessen bitten wir um Zusendung der oben genannten Unterlagen per Mail. Dies ermöglicht uns, Ihren Fall vorab zu prüfen und Vorfragen zu klären, bevor Sie persönlich zur Unterschriftsbeglaubigung in die Botschaft kommen. Wir wollen sicherstellen, dass Sie uns bei Vorsprache in der Botschaft einen vollständigen Antrag vorlegen, der zügig an das innerdeutsche Standesamt weitergeleitet werden kann.

Bitte scannen Sie das Antrags-/Erklärungsformular und die benötigten Unterlagen möglichst in einem pdf-Dokument ein (achten Sie bitte auf möglichst geringe Datenmengen) und senden das Dokument an folgende E-Mail-Adresse: personenstand[at]oslo.diplo.de. Sie haben auch die Möglichkeit, uns die Unterlagen per Post zu schicken oder einen Umschlag direkt bei der Botschaft abzugeben. Wir werden die Unterlagen schnellstmöglich prüfen und Sie dann wegen der Terminvereinbarung zur persönlichen Vorsprache kontaktieren. Bitte geben Sie uns auch eine Telefonnummer für Rückfragen an.

Wenn Sie kein gültiges Ausweisdokument besitzen, möchten wir Ihnen ermöglichen, die Namenserklärung mit der Passbeantragung zu verbinden und sind bemüht, einen Terminvorschlag zu machen, der dies ermöglicht. Dies gilt vor allem für Kinder, für die erstmals ein deutscher Pass ausgestellt werden soll. Wir bitten allerdings um Verständnis, dass wir bei besonders komplizierten Sachverhalten, insbesondere bei länger zurückliegenden Personenstandsfällen, bei Rechtswahlerklärungen in ausländisches Recht oder wenn zahlreiche ausländische Rechtsordnungen involviert sind, im Einzelfall davon abweichen müssen und zunächst die Einschätzung des innerdeutschen Standesamts abwarten müssen. Für Erwachsene, die ihren aktuellen Namen z.B. nach Eheschließung ändern möchten, kann bei dringendem Bedarf zunächst nur ein vorläufiger Reisepass auf den bisher geführten Namen ausgestellt werden, da die Namenserklärung erst nach Zugang beim innerdeutschen Standesamt und nach erfolgter inhaltlicher Prüfung wirksam wird und nicht schon bei Beglaubigung der Erklärung in der Botschaft.

Auch wenn Sie die Namenserklärung bei einem unserer Honorarkonsuln beglaubigen lassen wollen, ist die Vorprüfung durch die Botschaft zwingend erforderlich. Erst nach erfolgreich abgeschlossener Vorprüfung können Sie einen Termin mit dem oder der für Ihren Wohnort zuständigen Honorarkonsul/in vereinbaren. Wir bitten um Verständnis, dass wir die Bearbeitung von Personenstandsangelegenheiten durch unsere Honorarkonsulinnen und –konsuln auf unkomplizierte Sachverhalte beschränken müssen.
Bitte teilen Sie uns in Ihrer E-Mail mit, wenn Sie bei einem Honorarkonsul vorsprechen möchten.

Schritt 4: Persönliche Vorsprache bei der Botschaft oder einem unserer Honorarkonsuln

Muss ich für die Antragstellung persönlich vorsprechen?

Ja, eine persönliche Vorsprache ist erforderlich, da bei dem Termin Ihre Unterschrift(en) auf dem Antrags-/Erklärungsformular beglaubigt werden muss/müssen. Zudem werden Kopien der vorgelegten Originalunterlagen beglaubigt, damit Sie keine Originale nach Deutschland zum zuständigen Standesamt senden müssen. Folgende Personen müssen persönlich anwesend sein:

Was muss ich mitbringen?

Auch wenn Sie uns vorab schon die Unterlagen als Scan übersandt haben, müssen Sie das ausgefüllte Antrags-/Erklärungsformular, alle Originalunterlagen und eine Kreditkarte (Visa oder Mastercard) zur Bezahlung der bei dem Termin anfallenden Gebühren mitbringen. Bitte unterschreiben Sie das Antrags-/Erklärungsformular erst bei Ihrer Vorsprache in der Botschaft.

Welche Gebühren fallen direkt beim Termin an?

Bei Ihrem Termin in der Botschaft bzw. beim Honorarkonsul zahlen Sie zunächst nur die Gebühren für die Beglaubigung Ihrer Unterschrift(en) sowie der Kopien. Diese können in der Botschaft mit Kreditkarte in Euro (Visa oder Mastercard) bezahlt werden. Zu den Zahlungsmöglichkeiten bei den Honorarkonsuln erkundigen Sie sich bitte direkt dort.

Schritt 5: Bearbeitung der Erklärung bzw. des Antrags durch das zuständige Standesamt in Deutschland

Ihr Antrag bzw. Ihre Namenserklärung wird dann von der Botschaft an das für die abschließende Bearbeitung zuständige Standesamt in Deutschland übersandt. Bitte beachten Sie, dass eine Namenserklärung erst mit Zugang beim zuständigen Standesamt in Deutschland wirksam wird.

Welches Standesamt ist für die abschließende Bearbeitung zuständig?

Das Standesamt am derzeitigen oder letzten Wohnsitz des Antragstellers/der Beteiligten in Deutschland ist für die abschließende Bearbeitung zuständig. Wenn keiner der Beteiligten jemals in Deutschland wohnhaft war, ist das Standesamt I in Berlin zuständig.

Falls sich eine Namenserklärung auf eine in Deutschland bereits beurkundete Ehe oder Geburt bezieht, ist das Standesamt zuständig, das das entsprechende Ehe- bzw. Geburtenregister führt.

Wie lange dauert die Bearbeitung beim Standesamt?

Das kann sehr unterschiedlich sein. Bitte rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit bei Namenserklärungen von mindestens 2 - 3 Monaten. Die Bearbeitungszeit von Nachbeurkundungen der Geburt oder einer Eheschließung kann je nach zuständigem Standesamt auch deutlich länger dauern, im Einzelfall mehrere Jahre (Standesamt I in Berlin).

Welche Gebühren fallen für die Bearbeitung durch das Standesamt in Deutschland an?

Die Gebühren beim zuständigen Standesamt in Deutschland sowie die Ausstellung etwaiger beantragter Urkunden oder Bescheinigungen werden von den einzelnen Bundesländern festgesetzt und können daher unterschiedlich sein.

Die Gebührenerhebung für die Bearbeitung von Namenserklärungen wird von den verschiedenen Bundesländern sehr unterschiedlich gehandhabt. In einigen Bundesländern ist die Bearbeitung gebührenfrei, andere Bundesländer erheben für Namenserklärungen mit Auslandsbezug einen niedrigen dreistelligen Eurobetrag. Für die Ausstellung einer Bescheinigung über die Namensführung wird in der Regel eine niedrige zweistellige Gebühr (ca. 15 bis 20 EUR) fällig.

Für die Eintragung im Geburten- oder Eheregister werden häufig Gebühren zwischen 80 und 200 EUR erhoben. Für die Ausstellung einer Geburtsurkunde oder Eheurkunde fällt eine weitere Gebühr an (ca. 15 bis 20 EUR).

Die Bezahlung dieser Gebühren kann nicht bei der Botschaft erfolgen, sondern muss unmittelbar an das zuständige Standesamt geleistet werden. Eine Zahlungsaufforderung erhalten Sie von diesem nach Eingang Ihres Antrages.

Wie erfahre ich vom Abschluss der Bearbeitung beim deutschen Standesamt?

Nach Abschluss der Bearbeitung wird ihnen eine Bescheinigung über die Namensführung oder eine deutsche Geburts- bzw. Eheurkunde zugeschickt, wenn Sie das im Antragsformular angegeben haben. Wir empfehlen dringend, mindestens ein kostenpflichtiges Exemplar zu bestellen. Diese Bescheinigung / Urkunde benötigen Sie z.B. um einen neuen Pass zu beantragen. Bitte beachten Sie, dass die Akte bei der Botschaft nach Abschluss der Bearbeitung aus Datenschutzgründen vernichtet werden muss. Bewahren Sie daher die Bescheinigung / Urkunde gut auf!